大学広報ブログを書くということ　１

本日6月30日で美大フェアは終了します。
みんな、オリオン書房立川ルミネ店へ急げーーーーー。

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手羽は、広報に異動してすぐに、高橋さんや米山さんを始め、女子美広報の方たちと知り合いました。
そこで気が付いたのが「ムサビ広報スタッフって全然自分の大学のことも他大学のことも知らないなあ・・・」ていうことだった。
正直「殿様商売」やってたわけです。
米山さんたちに言わせれば今もそうかもしれんけど（笑）
 

ムサビは定期的に人事異動があるので、個人や課内での「情報の蓄積」が数年おきにリセットされちゃうのね。
タマビなんかは20年異動しない人なんてザラ（笑）

もちろん「引き継ぎ」はしてるんだけど、「経験による情報の蓄積」は絶対にリセットされちゃう。
いくら文書で残しても受け取る側がその情報の価値に気が付けるレベルじゃないと無駄になるわけで。
でも、情報の価値がわかるには経験がないとダメだから、「こんな過去のやり方は捨てようよ！」なんていって簡単に廃棄する。

組織ではよくあるんです。
新しい組織・メンバーになると「とりあえず過去のやり方を全否定する」ということが（笑）
私も経験ありますもん。

確かに「理由は特にないけど、昔からそうやってたから今もそうやってる」て仕事は、長くやってると自然発生してきます。
そういうのは、やめられるんだったらやめるべきです。
でも、それは「その理由を説明できるレベルの人間がその場にいないから」かもしれないことをまず疑うべきなんだよね。
そこに至るには何度も議論をやり、「こうやっておかないとまずいよね」と今の状況に合わせて作ったものかもしれない。
それを知ってから否定するなり廃止するなりのステップを踏めばいいわけで。

大学とかだと「数年後、もしくはいつかわからないけど必要な時があるので残してる」という業務も時々あって、この仕分け判断が難しいです。
1年ごとの基本調査、7年ごとの認証評価なんかは決められた時期があるので決まった項目を残していけばいいんだけど、いつかわからない・・たとえば会計検査院の調査なんかだとこれが大変。
「なんでこのデータを残してるか」をその部署の人が誰も説明できないから、新しい人が「こんな面倒なデータ作りはやめましょうよ」の一言で無くしてしまうこともあるわけで。
今から10年前だと手書きはもちろん「ワープロ機」で作ってる場合もまだまだあり、一から作り直さないといけない場合がある。
また、ＰＣで作ったデータが残ってても記録メディアがフロッピーディスクだったりで、職場にＦＤが読み込めるＰＣがなかったりします（笑）
「今は廃止し、その時に作り直した方が早いのか、引き続きやるべきか」という検討は必要ですが、今は作業を廃止しても、過去のデータを今のメディアに置き換えて保存することぐらいはやっておかないと後後大変になったりね。

そして、これもよくあるんですが、新しいメンバーが「このやり方はやめました！」と自慢げに語る。
「ふーん」と聞いてると、1年後に「これはこういう問題があったのでこうします」とグルっと回って、過去メンバーがやってたやり方と同じことをやってたり（笑）
あたかも自分たちがそれを発見したかのように語ってたり（笑）

芸術祭の運営なんかもそうじゃないかな。
検討して検討して「昔の人はこんなことも気が付かなかったのか？オレたちは頭いいー！」とやってみたら、実はそれは過去に実践してたやり方で、次の年の人間に否定されてた、とか。
何事も、いきなり直線で動けることはなく、グルグル同じようなところを回りながらちょっとずつ前に進むもんですよ。
 

ちょっと脱線気味になってきたかな・・・。
あ、そうそう。
「全然自分の大学のことも他大学のことも知らないなあ・・・」と気が付いた話だった。


でも。
今はいろいろ美大関係のイベントを企画してる手羽ですが、私もブログを書いてなかったら、そう思っただけで終わってたかもしれません。
 

はい。
ここまで前置きです。

次回が本題（笑）